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Dossier de www.horse-ball.org : Organisateur dans le viseur !
Jardy - 19, 20 & 21 Juin 2015 - JuNiThi

Souvent fustigés, rarement félicités... les organisateurs jouent pourtant un rôle déterminant pour la pratique du horse-ball et son développement. Entre aire de jeu, terrain de détente, restauration, boxes, coordination des services techniques, de sécurité, les secours, le vétérinaire, la délégation de l’arbitrage, la communication, les plannings... l’organisation d’une étape de horse-ball relève souvent du casse tête !

Pour autant, dans un monde qui ne tient que par l’engagement d’amateurs passionnés, chaque événement est l’occasion d’un mouvement collectif pour que les équipes soient reçues dans les meilleures conditions.

C’est pourquoi la rédaction de www.horse-ball.org a décidé d’aller à la rencontre des organisateurs des plus grandes étapes nationales de la saison 2015 : Rosières aux Salines, Saumur, Mâcon, Le Mans, Saint-Lô, Tarascon, Chazey, Bordeaux & Jardy !

Alors que la fin de saison approche, nous sommes allés à la rencontre des organisateurs de la dernière étape du Championnat de France Pro Elite et des finales des Championnats de France Séniors. Pour la 8ème année consécutive, la saison s’achèvera en Ile de France, dans la cadre du Haras de Jardy. Site d’exception apprécié par les équipes, nous avons voulu en savoir plus sur l’organisation de cet évènement durant lequel plus de 500 joueurs et chevaux sont réunis chaque année.

Nous avons donc interrogé les responsables de l’agence de communication JuNiThi qui travaille étroitement avec l’association Horse Ball Organisation pour la mise en œuvre de cet événement. Le budget, les attentes, les difficultés, les particularités qu’imposent l’organisation des finales des Championnats de France... ils nous répondent sans tabou au sujet de l’une des étapes incontournable du horse-ball français : Jardy – Horse Ball !

. Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Créée en février 2007, l’agence JuNiThi est principalement spécialisée dans la communication et le marketing autour de l’équitation, et plus particulièrement dans le monde du horse-ball : web, communication, relation presse, graphisme, web shop, événementiel… nos actions sont multiples et nombreuses. Depuis près de 10 ans, l’agence de communication JuNiThi œuvre, au travers de ses actions, à la promotion et au développement de la discipline. Nous avons mis en place une large de gamme de produits et services à destination des pratiquants mais également des organisateurs, des clubs et des instances. Les créateurs de l’agence de JuNiThi sont avant tout des joueurs et des passionnés de horse-ball.

. Quelle est votre expérience dans le domaine de l’organisation d’événements ?
Nous connaissons la discipline depuis 25 ans et avons, en tant que joueurs, évolué au plus haut niveau et sur la plupart des terrains de horse-ball de l’hexagone... et notamment au Haras de Jardy en 1998. Nous organisons les finales des championnats de France pour la 8ème année consécutive. Nous avons également organisé en 2012 une étape de horse-ball à Deauville. En dehors des événements sportifs, nous avons mis en place à plusieurs reprises des petits spectacles tel que HorseBall Xtrème en 2003, La Coupe des As en 2004 ou encore Le Grand Match en 2009...

Avril 2012 | Championnat de France de Horse Ball à Deauville

Depuis 1 an, nous développons un nouveau concept de promotion de la discipline au travers d’un spectacle d’exhibition : "Horse Ball Show" ! Notre volonté est de proposer plusieurs formats pouvant être intégrés dans les plus grandes manifestations équestres. Vu par 20 000 spectateurs l’année dernière à Wiesbaden (Allemagne), "Horse Ball Show" sera au programme de la prochaine édition du CHI de Genève (Suisse) du 10 au 13 décembre prochain pour 2 représentations. Nous espérons développer d’avantage ce concept dans les prochains mois...

Mai 2014 | Horse Ball Show à Wiesbaden (Allemagne)

. Pourquoi vous êtes vous lancé dans l’organisation d’une étape des championnats de France de Horse-Ball ?
La création de l’agence JuNiThi est le fruit d’une passion pour le horse-ball conjuguée à une expérience professionnelle dans le milieu de la communication et de l’évènementiel. L’idée d’organiser un événement de horse-ball de grande ampleur s’est donc imposée d’elle-même. Au-delà des aspects strictement professionnels, nous avons toujours à l’esprit que la discipline appartient à ses acteurs. En se portant candidat à l’organisation des finales au Haras de Jardy, nous avions le désir de promouvoir la discipline dans une enceinte située aux portes de Paris et dans le même temps d’apporter notre pierre à l’édifice en matière d’organisation.

2008	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015

. Quel doit être, selon vous, le rôle d’un organisateur ? Que doit-il apporter à la discipline et ses acteurs ?
L’organisation est un mélange subtil dans lequel il est malheureusement difficile de satisfaire tout le monde. Au Haras de Jardy, nous regroupons sur le même site des personnes avec des attentes très différentes. Certains sont habitués à l’exercice des déplacements et sont parfaitement rodés, pour d’autres les finales représentent l’unique déplacement conséquent de la saison… Il faut donc savoir jongler pour que tout le monde puisse passer un bon moment. Le rôle d’un organisateur de horse-ball est avant tout de proposer un événement à la hauteur des espérances des concurrents, permettant une bonne pratique du sport. Cela implique la mise en place de structures de qualité, de bons terrains, le respect des règles, des normes... D’un autre côté, le horse-ball est convivial et il faut donc impérativement proposer des moments festifs qui font aussi l’âme de notre sport. Enfin, les organisateurs ont un rôle primordial dans le développement et la promotion de la discipline : la communication, les partenariats, l’accueil des journalistes, l’accès aux informations, l’affluence du public... L’organisation d’un événement de horse-ball est un mélange subtil entre la rigueur du sport, la convivialité et la promotion.

. En tant qu’organisateur, qui sont vos interlocuteurs privilégiés ?
Tout d’abord la Fédération Française d’Equitation qui, depuis 8 ans, nous accorde sa confiance pour l’organisation des finales au Haras de Jardy. Nous sommes en contact avec tous les services de la FFE : la DTN mais aussi le service informatique pour la gestion administrative en passant par le service de communication et les officiels en charge de la discipline. D’un coté strictement organisationnel, nous travaillons en étroite collaboration avec le gestionnaire du Haras de Jardy (Jardy EURL) mais aussi avec le Conseil General des Hauts de Seine qui est propriétaire des lieux. Nous avons ensuite, comme la plupart des organisateurs, de multiples interlocuteurs : prestataires, bénévoles, partenaires, médias...

. Lorsqu’on se lance dans l’organisation, quelles sont les principales difficultés que l’on rencontre ?
De manière générale, le métier d’organisateur se résume à anticiper les difficultés... ou à solutionner les problèmes ! Monter un évènement implique d’abord de l’imaginer et de le dimensionner afin de construire son budget. Le financement, la recherche de partenaires... sont des points délicats ! Au-delà des aspects financiers et administratifs, l’organisation demande une logistique conséquente. Il faut réussir à coordonner plusieurs corps de métiers en respectant les données réglementaires et les obligations qu’implique l’occupation d’un site comme le Haras de Jardy. Lorsqu’il s’agit de monter un évènement mettant en présence plus de 500 joueurs et chevaux, tous les problèmes sont démultipliés. La mise en place de l’édition 2015 a débuté dès la fin de l’édition 2014. Nous travaillons sur l’organisation depuis 1 an de manière à en anticiper tous les aspects. Au delà de l’anticipation, il faut être capable de s’adapter très vite. Que ce soit des toilettes bouchées ou des boxes inondés, tous ces problèmes doivent trouver une solution rapidement. Au fil des années, nous avons réussi à pérenniser un noyau dur de bénévoles qui connaissent le site et ses subtilités aussi bien que nous. Cela nous permet de déléguer une partie des responsabilités à des personnes qui ont toute notre confiance.

. D’après-vous quels sont les points faibles et les points forts de votre organisation ?
Le véritable point fort de notre organisation c’est le Haras de Jardy. C’est un site prestigieux qui est doté de très bonnes installations. La situation géographique est aussi un atout puisque le Haras de Jardy est situé aux portes de Paris. Nous essayons également de proposer une organisation la plus professionnelle possible dans tous les domaines : une communication rapide, des terrains aux normes, une équipe réactive...
Bien entendu tout reste perfectible et nous connaissons les points faibles de notre événement. Tout d’abord, l’interdiction de camper sur le site... Sur ce point, nous sommes dans l’obligation de respecter la législation. Le Haras de Jardy est un parc départemental et un patrimoine naturel du Conseil Général des Hauts de Seine. Néanmoins il reste possible de loger à l'intérieur des camions, et au fil des années, le problème a trouvé sa solution avec les caravanes et les camping-cars. Nous avons également eu écho de la part de certains du fait que le site serait trop grand et trop espacé entre les boxes et les terrains par exemple. Il est sur ce point bien important de comprendre que le site est grand car la manifestation en elle même est grande : 500 chevaux, camions, voitures, terrains, espaces de restauration...

Enfin, la proximité immédiate des terrains sur la grande carrière Olympique peut être considérée comme un point faible de par les séparations effectuées à l’aide de barrières de villes. Cependant, c’est aussi un point fort car cette proximité permet un véritable confort pour le public et pour l’ambiance. Du côté des équipes, le fait d’avoir 3 terrains au même endroit permet de ne délaisser aucune catégorie. Nous avons gommé la dangerosité que peut représenter la mise en place de barrières de ville en disposant des grandes lices blanches en plastiques sur les 10 derniers mètres de chaque terrain. Nous avons  également rehaussé les structures gonflables de fond de terrain et disposé des lices de sécurité sur les petits cotés. Le risque 0 n’existe pas, surtout en ce qui concerne les sports équestres, des accidents plus ou moins importants arrivent sur toutes les organisations de horse-ball, qu’elles mettent en présence 10 ou 300 équipes sur 1 ou 15 terrains... D’une manière générale, nous faisons notre possible pour que les finales des Championnats de France soient une véritable célébration de la discipline. Les concurrents et les spectateurs doivent s’y sentir bien, et nous pensons qu’avec les soirées, les conditions d’accueil et l’écrin qu’est le Haras de Jardy, le contrat est rempli. Du moins en grande partie. Conscients que nous ne serons jamais à l’abri des critiques, nous espérons cependant que c’est toujours avec le même plaisir que les joueurs, accompagnateurs et spectateurs prennent la direction du Haras de Jardy !

. Quelles seront les nouveautés et/ou les améliorations pour l’édition 2015 ?
L’édition 2015 sera l’occasion d’offrir aux concurrents un chapiteau géant situé dans la prairie qui permet de protéger 100 boxes contre les désagréments des intempéries. Si à cela on ajoute les 150 boxes situés sur la dalle en béton du Village Equestre, on arrive à 250 boxes qui seront logés dans des conditions très appréciables, ce qui représente la moitié des concurrents ! S’il est impossible d’offrir 500 boxes couverts, nous continuons à faire notre possible pour prémunir les concurrents des désagréments liés aux intempéries, qui restent un des seuls points que l’on ne peut contrôler. Ensuite, la zone d’évolution située à l’extrémité des boxes de la prairie a été entièrement aménagée par la société Toubin & Clément afin de proposer une carrière supplémentaire. C’est également cette même société qui à procédé à la réfection complète de la carrière Olympique sur laquelle nous disposons les terrains ainsi que la carrière de détente. Concernant la restauration, nous accueillerons cette année un nouveau restaurateur qui sera en charge d’accueillir le public dans les meilleures conditions possibles sous l’Orangerie. Enfin, la surface de la buvette située au niveau du village des exposants a été considérablement agrandie.

. Vous allez accueillir environ 82 équipes, 500 chevaux et cavaliers… Quel est le budget global de votre manifestation ?
Pour cette manifestation, le budget est de 120 000 €.

. Quels sont les moyens, les critères et/ou les dispositifs qui vous permettent de vous faire une idée quant à la réussite ou non de votre manifestation ?
Il n’y a pas de moyen de se faire une idée de la réussite d’un évènement. Il est rare d’être félicité et habituel d’essuyer des critiques... L’élément le plus déterminant reste la météo. Cela est valable pour tout le monde, mais encore plus pour des organisations en extérieur. Le contraste entre les éditions sous le soleil ou sous la pluie est édifiant. Nous nous appuyons sur les observations et les critiques de personnes de confiance qui connaissent parfaitement le milieu du horse-ball. L’avis des officiels est aussi très important. En 2010, nous avions effectué une enquête de satisfaction dont les résultats avaient été très satisfaisants avec une moyenne de 16/20. L’affluence du public, l’ambiance des soirées... tous ces éléments nous permettent de nous faire une idée de la réussite de l’opération. En dernier lieu nous avons toujours les traditionnels commentaires sur www.horse-ball.org, mais nous préférons nous baser sur les vraies discussions avec des gens présents sur l’événement, plutôt que sur des commentaires anonymes.

. Merci beaucoup d’avoir répondu à nos questions... Nous vous souhaitons bon courage pour la réussite de votre événement !