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Organisateur dans le viseur - Chazey !

Auteur : www.horse-ball.org | Date : 27-03-2015

Dossier de www.horse-ball.org : Organisateur dans le viseur !
Chazey - 05 & 06 Avril 2015 - Lyonel Bas

Souvent fustigés, rarement félicités... les organisateurs jouent pourtant un rôle déterminant pour la pratique du horse-ball et son développement. Entre aire de jeu, terrain de détente, restauration, boxes, coordination des services techniques, de sécurité, les secours, le vétérinaire, la délégation de l’arbitrage, la communication, les plannings... l’organisation d’une étape de horse-ball relève souvent du casse tête !

Pour autant, dans un monde qui ne tient que par l’engagement d’amateurs passionnés, chaque événement est l’occasion d’un mouvement collectif pour que les équipes soient reçues dans les meilleures conditions.

C’est pourquoi la rédaction de www.horse-ball.org a décidé d’aller à la rencontre des organisateurs des plus grandes étapes nationales de la saison 2015 : Rosières aux Salines, Saumur, Mâcon, Le Mans, Saint-Lô, Tarascon, Chazey, Bordeaux & Jardy !

Pour la 7ème étape de la saison, c’est du coté de Chazey sur Ain (01 - Rhône-Alpes) que nous nous sommes rendus. A quelques 40 kilomètres de la ville des lumières, l’étape présente la particularité d’être menée conjointement par le club de Loire-sur-Rhône d’Olivier Segear et celui de Chaponost de Lyonel Bas.

Cette nouvelle organisation mettra en présence les 05 et 06 avril prochain, près de 5 catégories soit environ 42 équipes ! Lyonel Bas s’est plié au jeu de notre désormais traditionnel "Organisateurs dans le viseur" et nous explique les envies, les difficultés et la passion que lui-même et Olivier Segear ont mis dans ce projet.

Horse Ball

. Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Avant toutes choses il est important de préciser que nous sommes deux clubs organisateurs : le club de Loire-sur-Rhône, géré par Olivier et Valérie Segear et le Poney Club de La Ferme de la Dame Blanche à Chaponost, géré par moi-même (Lyonel Bas). Nous nous sommes associés sur ce projet car c’est la première fois que l’on organise une grosse manifestation à Chazey. Nous avions l’habitude de proposer de petites manifestations dans nos structures respectives mais c’est bien la première fois que l’on s’attaque à la mise en œuvre d’une manifestation nationale de cette ampleur, avec autant d’équipes. C’est pour cela que nous avons eu l’idée de l’organiser conjointement dans les structures du Pôle Hippique de la région.

. Quelle est votre expérience dans le domaine de l’organisation d’événements ?
Notre expérience se résume à quelques organisations d’étapes régionales. Nous sommes cependant allés jusqu'à l’organisation d’étape Pro et Amateur Elite. Concernant l’organisation d’étape de Pro Elite, cela nous avait toujours été refusé, sous couvert de l’envie de trouver des lieux que l’on pourrait dire plus "classes". Chez moi, au centre équestre de la Ferme de la Dame Blanche par exemple, nous avons une grande structure mais qui ne répond pas à toutes les exigences de la catégorie Pro Elite.

. Pourquoi vous êtes vous lancé dans l’organisation d’une étape des championnats de France de Horse-Ball ?
La volonté était de trouver des infrastructures aptes à accueillir cette prestigieuse catégorie, et à ce titre, le Parc du Cheval de Rhône-Alpes de Chazey-sur-Ain répond à toutes les exigences ! On y trouve un grand manège, une grande carrière, une petite carrière, des boxes en dur et une surface prévue pour mettre des boxes démontables avec des aires de stationnement pour les camions. On peut reprocher à ce site d’être un peu isolé mais c’est la rançon de l’obtention de cette organisation. Nous avons participé à plusieurs réunions fédérales concernant le calendrier et les organisations et il nous a été reproché de ne pas avoir de lieu central, facile d’accès et qui propose une grosse capacité d’accueil. On a donc pris le parti d’organiser au Pole Hippique, c’est notre première grosse organisation et nous espérons vraiment offrir une belle manifestation pour avoir la chance d’organiser à nouveau les années suivantes !

. Quel doit être, selon vous, le rôle d’un organisateur ? Que doit-il apporter à la discipline et ses acteurs
La qualité d’accueil, des services, une organisation irréprochable… Il est évident que l’on ne peut pas prétendre à être exempts de reproches et on s’améliorera année après année. Nous souhaitons vraiment nous appuyer sur les critiques de la clientèle pour s’améliorer. L’important va être de cadrer les bénévoles pour gérer au mieux l’accueil des personnes sur place, et qu’ensuite, tout se déroule pour le mieux au niveau des structures. Nous organisons dans une structure qui appartient à la région et qui est gérée par le Conseil Régionale d’ Equitation. Il y a donc nécessairement de nombreuses discussions avec les instances pour monter ce genre d’événement ainsi que pour obtenir des subventions ! Nous devons aussi nous attacher à une bonne communication avec les équipes pour la gestion des réservations des boxes, des soirées… il est enfin indispensable d’expliquer le mécanisme de notre organisation et les raisons qui nous obligent à faire de cette manière et pas d’une autre. Pour nous l’organisation doit aller du terrain à la buvette. En tant qu’organisateur nous nous devons de tout gérer pour que les gens soient au mieux en ayant une bonne équipe de bénévoles, bien encadrée. Malheureusement ou heureusement (je ne sais pas) on ne peut pas gérer tout seul… !

. En tant qu’organisateur, qui sont vos interlocuteurs privilégiés ?
JuNiThi en premier lieu nous aide concernant la partie professionnelle de la chose. C’est leur métier, ce sont des gens calés qui gèrent l’activité correctement et nous aident dans l’encadrement. Notre expérience propre aux niveaux des organisations locales nous aide évidemment également. Raphael Dubois intervient également lorsque nous rencontrons des zones d’ombres sur le règlement. Enfin l’arbitrage par l’intermédiaire de l’association l’ANDAHB que nous sollicitons pour notre manifestation… Sur ce point, mis à part l’ANDAHB, il y a très peu d’autres solutions. Évidemment le Parc du Cheval de Chazey, par l’intermédiaire de son responsable, est un atout de taille quand il s’agit de travailler sur la gestion, l’implantation des boxes et les différents choix liés à l’organisation.

. Lorsqu’on se lance dans l’organisation, quelles sont les principales difficultés que l’on rencontre ?
La plus grosse difficulté c’est la gestion de la partie restauration. C’est le gros point d’interrogation. Concernant les joueurs et les équipes, il y a des plannings, des réservations. La plus grosse difficulté c’est de gérer le flux de personnes qui gravite autour de chacune des équipes. Il est évident que dès lors qu’il y a des réservations, pour les boxes par exemple, tout est plus simple à organiser car nous connaissons les besoins. Pour les visiteurs extérieurs, rien ne nous dit le nombre de personne que l’on se doit d’attendre et a qui il faudra être à même de proposer des produits d’alimentations et des boissons pour toute la durée de la manifestation.  Gérer l’alimentation, la boisson, c’est pour nous LA grosse difficulté de l’organisation. D’autant que c’est notre première année, et que nous n’avons que très peu de repères. C’est là le point qui nous a posé le plus de problème !

. D’après-vous quels sont les points faibles et les points forts de votre organisation ?
C’est une très bonne question ! Je dirais que notre point faible est le fait que ce soit notre première organisation. On a donc moins de repères, en comparaison d’organisateurs qui font ça depuis plusieurs années. Concernant notre point fort, je pense que c’est la qualité de notre équipe de bénévoles, sur laquelle nous comptons beaucoup, avec laquelle on a beaucoup travaillé sur la circulation des joueurs, des visiteurs, des chevaux… et à ce titre je pense que ce sera un point fort majeur ! Après bien évidemment j’espère que la météo sera au rendez-vous, mais sur ce sujet nous ne pouvons pas faire grand-chose. Après, le terrain numéro 1 où se disputeront les matchs Pro Elite, Pro et Amateur Elite, est un manège équipé de tribunes pouvant accueillir des visiteurs avec des places assises.

. Vous organisez une étape ayant la particularité de proposer 2 terrains de compétitions. Quelles difficultés supplémentaires cela amène-t-il ?
Il faut de ce fait tout en double. On a du prévoir un 3ème terrain, du matériel de réparation en conséquence, plus d’arbitres, de commentateurs et un bon piquet de chevaux pour l’arbitrage ! Avec 2 terrains c’est 2 fois plus de risques d’avoir à intervenir en urgence sur des imprévus. Et c’est bien là le but d’organiser à deux. On couple nos expériences respectives qui font qu’on peut tout de même anticiper quelque peu sur cette organisation !

. Vous allez accueillir environ 42 équipes, 210 chevaux et cavaliers… Quel est le budget global de votre manifestation ?
On est parti sur une base n’incluant pas la restauration. En prenant en compte uniquement les boxes et les coûts liés à la sécurité, l’arbitrage, médecins, location de la structure… nous arrivons à 30 900 € de charge et 32 000 € de chiffre d’affaire global.

. Quels sont les moyens, les critères et/ou les dispositifs qui vous permettent de vous faire une idée quant à la réussite ou non de votre manifestation ?
On s’est basés sur les notes que les équipes Pro Elite et le Délégué Technique Fédéral donnent aux différentes organisations depuis le début de la saison et qui sont publiées sur www.horse-ball.org. Ensuite, il y a aussi différents commentaires et observations sur ce même site internet. Nous avons essayé au maximum de soigner les détails, comme le paillage des boxes avant l’arrivée des concurrents… plein de petites choses qui peuvent paraître anodines mais qui, une fois mises bout à bout, font le confort sur une étape. Nous nous basons sur les retours des instances et des concurrents que nous pouvons aisément consulter et entendre sur www.horse-ball.org.

. Merci beaucoup d’avoir répondu à nos questions... Nous vous souhaitons bon courage pour la réussite de votre évènement !

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