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Organisateur dans le viseur - Le Mans !

Auteur : www.horse-ball.org | Date : 02-01-2015

Dossier de www.horse-ball.org : Organisateur dans le viseur !
Le Mans - 10 & 11 janvier 2015 - Laura Boutin

Souvent fustigés, rarement félicités... les organisateurs jouent pourtant un rôle déterminant pour la pratique du horse ball et son développement. Entre aire de jeu, terrain de détente, restauration, boxes, coordination des services techniques, de sécurité, les secours, le vétérinaire, la délégation de l’arbitrage, la communication, les plannings... l’organisation d’une étape de horse ball relève souvent du casse tête !  

Pour autant, dans un monde qui ne tient que par l’engagement d’amateurs passionnés, chaque évènement est l’occasion d’un mouvement collectif pour que les équipes soient reçues dans les meilleures conditions.

C’est pourquoi la rédaction de www.horse-ball.org a décidé d’aller à la rencontre des organisateurs des plus grandes étapes nationales de la saison 2015 : Rosières aux Salines, Saumur, Mâcon, Le Mans, Saint-Lô, Tarascon, Chazey, Bordeaux & Jardy !

A l'occasion de ce nouvel épisode de notre série "Organisateur dans le viseur !", nous sommes allés à la rencontre de l’organisateur de l’étape du Mans. En effet, pour la deuxième année consécutive, les joueurs de Pro Elite se rendront au Boulerie Jump, à l’occasion des 7ème et 8ème journées du championnat.

Nous avons donc contacté Laura Boutin, coordinatrice de l’étape, pour lever le voile sur tous les détails de ce week-end particulièrement apprécié des joueurs !

Horse Ball

. Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Je m'appelle Laura Boutin. Je suis auto-entrepreneuse en marketing et communication évènementiel. Je travaille essentiellement dans le domaine équestre. A ce titre, l'organisation du Mans entre dans mes compétences et dans mon travail.

. Quelle est votre expérience dans le domaine de l’organisation d’évènements ?
J'ai commencé avec l’association "Bel Air Horse Ball" en tant que bénévole. Il y a deux ans j’ai repris l’organisation du Mans pour accueillir le Horse Ball. Je m'occupe également d'évènements un peu plus conséquents, mais uniquement sur des organisations qui touchent au monde équestre.

. Pourquoi vous êtes vous lancé dans l’organisation d’une étape des championnats de France de Horse Ball ?
J'ai découvert le site du Boulerie Jump du Mans que je trouvais idéal pour accueillir le plus haut niveau du horse ball français. Lui (Philipe Rossi, propriétaire du Boulerie Jump, ndlr) ne connaissant pas le horse ball, j'ai trouvé intéressant de proposer mes services pour accueillir une étape des championnats de France Pro Elite et Pro Elite Féminin.

. Quel doit être, selon vous, le rôle d’un organisateur ? Que doit-il apporter à la discipline et ses acteurs ?
Pour moi, notre mission première est d'offrir des conditions optimales de jeu pour les joueurs et les chevaux. Pour le horse ball plus particulièrement, je pense que l’organisateur doit également promouvoir au mieux la discipline dans des sites qui peuvent accueillir du public... et essayer de ramener du public néophyte ! L'année dernière nous n'avons pas réussi à attirer beaucoup de gens extérieurs à la discipline. C'est pourquoi, cette année, nous allons essayer d'avoir une meilleure communication sur l'évènement afin d'attirer des gens qui ne connaissent pas ou peu le horse ball.

. En tant qu’organisateur, qui sont vos interlocuteurs privilégiés ?
Pour ma part, je traite directement avec Philippe Rossi qui est le propriétaire des lieux. A ce titre, je bénéficie de toutes les infrastructures et du personnel qui travaille au Boulerie Jump toute l'année. Philippe Rossi est donc l'intermédiaire entre moi et les gens qui travaillent sur le site. Pour résumer, le Boulerie Jump est mon client, à ce titre, je suis payée pour organiser dans cette enceinte. J'ai un rôle de coordination. Je fais savoir ce dont j'ai besoin et on me le met à disposition.

. Lorsqu’on se lance dans l’organisation, quelles sont les principales difficultés que l’on rencontre ?
Le plus long pour nous c'est la mise en place du terrain après ce n’est pas le plus dur ! Le plus compliqué c'est d’avoir tout le personnel demandé : maréchal, vétérinaire, médecin, le fournisseur de paille... Mais encore une fois le Boulerie Jump travaille toute l'année avec des prestataires ce qui rend plus facile les démarches pour l'étape de horse ball.

. D’après-vous quels sont les points faibles et les points forts de votre organisation ?
Il n'y aucun point faible ! Au niveau des points forts, c'est bien évidemment la structure. J'ai quand même la chance d’avoir un manège et une infrastructure de qualité : le sol du manège est idéal pour les chevaux et les cavaliers, un restaurant panoramique, tous les participants ont un boxe en dur... Au niveau des soirées, tout s'est bien déroulé l'année dernière. On peut cependant reprocher la capacité d'accueil limité du restaurant ce qui nous oblige à faire deux services. Cette année, Alliance Equine, qui est partenaire de l'événement, invite tous les concurrents et les supporters à se réunir autour d’un verre le samedi soir, ce qui nous permettra de gérer plus facilement l'attente entre les deux services.

. Y aura-t-il des nouveautés et/ou des améliorations pour l’édition 2015 ?
Non pas spécialement, on va reprendre la même formule qui avait plutôt bien fonctionnée l'année dernière et on recommence : le restaurant, le terrain, l’apéritif Alliance Equine... Après il y aura quelques changements mais qui ne sont pas de notre fait. Notamment concernant les secours, il est maintenant obligatoire d’avoir un PSC1 (Prévention et Secours Civique, niveau 1, ndlr) et un PSE2 (Premier Secours Equipiers Secouristes, ndlr). Au niveau du médecin ce sera le même que l'année dernière, il sera donc briefé sur les besoins spécifiques de la discipline pour être à l'affût de la moindre petite chute !

. Vous allez accueillir environ 30 équipes, 180 chevaux et cavaliers… Quel est le budget global de votre manifestation ?
Je n'en ai aucune idée. Ce n'est pas moi qui gère les aspects financiers ! Mais c'est vrai que les boxes étant en dur il n'y a aucune location... Ensuite, il y a des frais sur la paille, le personnel qui travaille spécifiquement sur le week-end... Mais je serai incapable de vous donner un ordre d'idée !

. Quels sont les moyens, les critères et/ou les dispositifs qui vous permettent de vous faire une idée quant à la réussite ou non de votre manifestation ?
C'est essentiellement le retour des cavaliers qui va me donner une idée de la réussite. Après je vais aussi être attentive aux retours que l'on peut trouver sur certains sites comme www.horse-ball.org à l'issue de l'étape. L'année dernière certains ont fait la démarche de nous féliciter de la réussite de l'événement. Nous avons eu que des retours positifs en direct parce que les gens qui râlent ne le font jamais en face. Après sur les forums il y a eu des retours négatifs qui concernaient un accident qui a eu lieu sur l'étape (accident de M.Goisbeault, joueur de l’équipe de Nantes Husse, ndlr). On a trouvé des critiques sur la réactivité des secours, qui ont mis, comme souvent, trop de temps à arriver. Mais avec les nouvelles disposions dont j'ai déjà parlées, nous sommes plus que prêts pour cette nouvelle édition !

. Merci beaucoup d’avoir répondu à nos questions... Nous vous souhaitons bon courage pour la réussite de votre évènement !

Horse Ball

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Vos commentaires

Publié par LauraB le 02-01-2015 21:41

Je connais exactement les couts liees a l'organisation specifique d'une etape de Horse-ball, location du terrain, veto, marechal, medecin,... Tout ce qui concerne les depenses structurelles qu'implique un tel site, ca ne serait pas 'professionnel' de ma part de les transmettre. Je vous oriente vers Philippe ROSSI (le proprietaire du site) pour plus de precision si cela vous parait indispensable.
Merci de votre comprehension, a une semaine de l'evenement il me reste encore beaucoup de travail.
Je serais disponible au Mans, si vous souhaitez en discuter face a face.
Bonne saison sportive a tous!
Laura Boutin

Publié par Loto le 02-01-2015 20:33

Je suis etonne que la personne organisatrice n'ait aucune idee du budget pour sa propre prestation! Dans la mesure ou celle-ci se veut de plus 'professionnelle'.
Peut-etre qu'un peu plus de transparence permettrait d'eviter un eventuel retour negatif sur les prix pratiques...
Bon courage en tout cas pour votre organisation.

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