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Organisateur dans le viseur - Mâcon !

Auteur : www.horse-ball.org | Date : 03-12-2014

Dossier de www.horse-ball.org : Organisateur dans le viseur !
Mâcon - 13 & 14 décembre 2014 - Erwan Boucher

Souvent fustigés, rarement félicités... les organisateurs jouent pourtant un rôle déterminant pour la pratique du horse ball et son développement. Entre aire de jeu, terrain de détente, restauration, boxes, coordination des services techniques, de sécurité, les secours, le vétérinaire, la délégation de l’arbitrage, la communication, les plannings... l’organisation d’une étape de horse ball relève souvent du casse tête !  

Pour autant, dans un monde qui ne tient que par l’engagement d’amateurs passionnés, chaque évènement est l’occasion d’un mouvement collectif pour que les équipes soient reçues dans les meilleures conditions.

C’est pourquoi la rédaction de www.horse-ball.org a décidé d’aller à la rencontre des organisateurs des plus grandes étapes nationales de la saison 2015 : Rosières aux Salines, Saumur, Mâcon, Le Mans, Saint-Lô, Tarascon, Chazey, Bordeaux & Jardy !

Pour ce troisième numéro de notre série "Organisateur dans le viseur !", la rédaction de www.horse-ball est allée à la rencontre d’Erwan Boucher qui est avec David Angelier (DERCO Sarl), l'organisateur de l'étape de Mâcon. Dans un contexte compliqué, l’évènement aura finalement lieu... avec seulement 3 semaines pour mener à bien cette organisation.

Erwan Boucher nous livre ses impressions sur la mise en oeuvre de cette étape des Championnats de France de Horse Ball 2015 qui a lieu pour la troisième année consécutive au Club Hippique de Mâcon !

Horse Ball

. Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Je m'appelle Erwan Boucher, je suis cogérant de la société DERCO avec David ANGELIER. Notre activité de base est la sécurité en milieu professionnel. David et moi étant tous les deux issus du milieu du horse ball, nous avons également développé une branche évènementielle spécifique à l’organisation de manifestations.

. Quelle est votre expérience dans le domaine de l’organisation d’évènements ?
David et moi avons travaillé trois ans de suite sur l’organisation des finales des Championnats de France de Horse Ball Féminin pour Equivallée Cluny et depuis deux ans nous organisons plusieurs journées régionales en Rhône-Alpes, sur le centre équestre de Cluny également.

. Pourquoi vous êtes vous lancé dans l’organisation d’une étape des championnats de France de Horse Ball ?
Nous avons été contactés fin novembre par des membres de la fédération qui nous ont informés que l’organisateur initial avait abandonné le projet. Ils nous ont donc demandé si nous étions intéressés pour prendre la relève et ainsi éviter d’annuler cette étape. Après s’être laissé quelques jours pour juger de la viabilité du projet, autant pour nous que pour les participants en termes de qualité, David et moi avons décidé de relever le défi et d’organiser l’étape, dans un délai de 3 semaines. Notre candidature officielle date du 24 novembre. Nous connaissons l’organisateur qui devait s’occuper de l’étape, c’est un organisateur d’évènements équestres dans notre région, mais nous n’avons aucune information sur les raisons qui l’ont poussé à renoncer au projet.

. Quel doit être, selon vous, le rôle d’un organisateur ? Que doit-il apporter à la discipline et ses acteurs ?
Le principal rôle est d’être le coordinateur entre les différents acteurs de la manifestation que ce soit les joueurs, les visiteurs, les membres des instances officielles mais également l’ensemble du staff d’organisation. Les principales qualités sont, selon nous, sont d’arriver à réunir les conditions de sécurité optimum pour la discipline tout en apportant un maximum de confort pour les joueurs et chevaux et bien entendu du spectacle pour les visiteurs.

. En tant qu’organisateur, qui sont vos interlocuteurs privilégiés ?
Nos principaux interlocuteurs sont en premier lieu l’agence JuNiThi, avec qui nous avons maintenu le partenariat initialement prévu. Etant donné que l’organisation d’une étape de Pro Elite était une première pour nous, nous avons reçu beaucoup de conseils de la part de www.horse-ball.org. Nous discutons également beaucoup avec Raphael Dubois, qui représente l’instance fédérale. Pour ce qui est de l’arbitrage, nous avons délégué entièrement ce poste à l’Association Nationale Des Arbitres de Horse Ball (ANDAHB). Nous avons donc eu affaire avec Eric GUY, qui sera le Président de Jury, pour l’organisation sportive du week-end. La ville de Mâcon est également notre interlocuteur en nous louant la structure pour la manifestation. Enfin, il y a beaucoup d’interactions avec les différents partenaires et fournisseurs de l’étape.

. Lorsqu’on se lance dans l’organisation, quelles sont les principales difficultés que l’on rencontre ?
Les principaux obstacles sont l’équilibre du budget, sachant que les recettes générées par les engagements et la location de boxes ne couvrent pas complètement les dépenses liées au fonctionnement (location du site, arbitrage, corps médical, staff technique, etc...). Enfin, et cela incombe de la première difficulté, il faut être en mesure de proposer une organisation de qualité dans un budget serré, sans rogner sur la sécurité des joueurs et des chevaux.

. D’après-vous quels sont les points faibles et les points forts de votre organisation ?
Ce qui fait la force de cette organisation c’est la qualité du terrain. Les infrastructures de Mâcon nous permettent d’offrir des conditions de jeu optimum, en plein mois de décembre. De notre coté, David et moi allons essayer de faire une étape qui soit la plus chaleureuse possible pour les concurrents comme pour les visiteurs. Nous avons établi un plan média assez conséquent, malgré la période et la situation géographique pas idéale du centre équestre. La ville de Mâcon nous à d'ailleurs aidés sur la communication, en nous offrant des spots de radio et en s’occupant du plan média. Nous avons également essayé d’organiser une soirée et une buvette avec des prix corrects. Pour ce qui est des points faibles, nous avons eu vent de soucis au niveau de l’humidité et  de l’éclairage de la zone des boxes démontables les années passées. Nous avons donc demandé à la ville de Mâcon de faire des efforts sur ces deux aspects et de remettre à niveau l’aire d’accueil et d’installer un système d’éclairage pour que les concurrents puissent avoir de la lumière.

. Vous allez accueillir environ 30 équipes, 180 chevaux et cavaliers… Quel est le budget global de votre manifestation ?
Sans compter la buvette, il faut compter presque 20 000 euros. Cette somme comprend la location du site, des boxes, du matériel et le défraiement de tous les acteurs : arbitres, médecins, le staff, etc...

. Quels sont les moyens, les critères et/ou les dispositifs qui vous permettent de vous faire une idée quant à la réussite ou non de votre manifestation ?
Pour nous il y aura deux critères. Le premier sera bien évidemment la satisfaction des participants et des visiteurs, le deuxième critère sera évidemment de savoir si nous n’avons pas perdu d’argent. Pour rassurer tout le monde, malgré le temps que nous avons pour monter cette organisation, nous serons dans les temps. Il nous reste encore deux ou trois choses à finaliser, mais tout devrait se passer dans les meilleures conditions possibles.

. Merci beaucoup d’avoir répondu à nos questions... Nous vous souhaitons bon courage pour la réussite de votre évènement !

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